为落实项目质量安全监督管理层级职责制度，规范监管人员工作行为。在监督执法检查、巡查中发现违法、违规、存在质量安全隐患的工程项目必须下达监督执法文书和跟踪监督的规定。及时消除隐患，纠正违法行为，有效遏止安全事故发生。实行监督执法文书备案制度，规定如下：
1、实行每周一为处工作例会制度。各科应通报本周存在重大质量安全隐患、违法、违规行为或局部（全面）停工整改项目的监督执法情况，汇报上周“通报函”项目中跟踪监督的整改落实情况。
2、各科对已下发局部（全面）停工、存在严重违法、违规和重大质量安全隐患、拒不及时纠正整改到位、随时可能发生事故的项目，应提交执法整治方案和行政处罚建议，周例会确定行政处罚决定。再次发出监督执法文书和“通报函”，同时上报建设行政主管部门。
3、各监督科应加大力度对通报函项目的跟踪监管，督促各责任主体单位及时纠正违法违规行为。施工单位必须按（2005监督-5表）回复、监理单位必须按（2005监督-8表）回复；监督科接到上述回复后即组织复查，并按要求填写（2005监督－4）表。对这些存在问题的纠正情况，报处领导和办公室，并在下一期通报函中汇总，执法文书必须可圈可查。
4、在监督执法过程中，对下发的监督执法文书，各方责任主体必须回复资料齐全；监督复查记录齐全；发现的问题及时处理应有结果。对未达到要求的项目，不得施工下道工序；不得验收；不得对安全生产等级进行评定。监督执法文书备案制度纳入各项目监督工程师年终工作考核的重要内容之一
